Projektmanagement für Vermietung und Veranstaltungen
Wir übernehmen die Verwaltung und Organisation Ihrer Veranstaltungen oder entlasten Ihren Auftraggeber vollständig durch die Vermietung von Material, Personal und Transport. Alles wird in einem übersichtlichen Projektmanagement gebündelt.
Alles rund um Ihr Projekt an einem Ort
Bei der Organisation von Projekten und Veranstaltungen möchten Sie den Überblick über alle Komponenten behalten. Das Material muss verfügbar sein und zum richtigen Zeitpunkt geliefert werden, während Personal und Transport gut aufeinander abgestimmt sein müssen. Gleichzeitig möchten Sie den Überblick über Kosten, Erlöse und Margen behalten.
RentBuddy Next vereint diese Bereiche in einem einzigen Projekt, sodass Vertrieb, Planung, Lager und Verwaltung auf der Grundlage derselben Informationen arbeiten.
Projektablauf
Keine Projektplanung bleibt von Anfang bis Ende unverändert. Während der Vorbereitung eines Vermietungsprojekts oder einer Veranstaltung ändern sich Wünsche, Zahlen und Zeitpläne ständig. Deshalb kannst du in RentBuddy Next jede Phase eines Projekts klar festhalten und nachverfolgen.
Arbeiten Sie mit mehreren Bereichen, Standorten oder Sälen? Dann können Sie Material, Personal und Transport für jeden Bereich separat organisieren. So bleibt klar, was wo benötigt wird und wann es verfügbar sein muss.
Projektarten und Status
Ordnen Sie Projekte nach Projektart ein, zum Beispiel Festival, Dry-Hire, Messe oder Sportveranstaltung. Projektarten können darüber hinaus genutzt werden, um zwischen geschäftlichen Chancen, Arbeitsabläufen oder verschiedenen Arbeitsweisen zu unterscheiden.
Anhand der Projektstatus kannst du dann sofort erkennen, in welcher Phase des Prozesses sich ein Projekt befindet. Muss noch eine Zeichnung angefertigt werden, wartet das Projekt auf die Prüfung durch den Arbeitsvorbereiter oder kann die Buchhaltung mit der Rechnungsstellung beginnen? Jeder Projektart und jedem Status kann eine eigene Farbe zugewiesen werden, sodass du in der Projektübersicht sofort erkennst, was deine Aufmerksamkeit erfordert.
Reservierung von Material
Nicht jedes Material in einem Projekt muss die Verfügbarkeit sofort blockieren. Bei einem unverbindlichen Angebot oder einer Preisangabe kannst du Material aufnehmen, ohne es sofort zu reservieren. So bleibt es für andere Projekte verfügbar, bis der Auftrag endgültig feststeht.
Das können Sie sogar für jeden Artikel einzeln festlegen. Ein Teil des Sortiments kann fest reserviert werden, während andere Artikel weiterhin optional bleiben. Vor allem in der Hochsaison sorgt dies für deutlich mehr Flexibilität sowohl beim Verkauf als auch bei der Planung.
Zeitpläne, Lieferung und Abholung
Ein Projekt kann aus mehreren Zeiträumen bestehen. Denken Sie beispielsweise an eine Veranstaltung, die sich über mehrere Wochenenden erstreckt, mehrere Auf- und Abbau-Tage umfasst oder bei der Material zwischen den Projekten hin- und hertransportiert wird.
Deshalb kann jedes Projekt eine unbegrenzte Anzahl von Zeitachsen enthalten. Für jede Zeitachse legen Sie den Planungszeitraum, die Nutzungs- oder Mietdauer sowie Vereinbarungen für Lieferung, Abholung und Rückgabe fest. So bleibt auch bei komplexen Produktionen klar, wann das Material tatsächlich verfügbar sein muss.
Personal & Transport
Material allein reicht oft nicht aus, um ein Projekt durchzuführen. Auch Mitarbeiter, Freiberufler, Fahrzeuge und Fahrten müssen zum richtigen Zeitpunkt verfügbar sein.
Für jedes Projekt legen Sie Zeitpläne, Drehbücher und Transportanforderungen fest. Auf der Grundlage der Personal- und Transportplanung können dann die richtigen Mitarbeiter, Fahrzeuge und sonstigen Ressourcen eingeplant werden. Durch die Einbeziehung der Selbstkosten bleibt während der Planung sofort ersichtlich, welche Auswirkungen dies auf die Marge des Projekts hat.
Preisvereinbarungen und Kalkulationen
Kein Vermietungsprojekt wird auf dieselbe Weise kalkuliert. Deshalb kannst du innerhalb eines Projekts mit einem Rabattprozentsatz, einem festen Rabattbetrag oder einem vereinbarten Projektpreis arbeiten.
Darüber hinaus unterstützt RentBuddy Next Artikelrabatte, Staffelpreise, Tarifstrukturen und Zuschläge, beispielsweise für Versicherungen. Kundenvereinbarungen können im Voraus festgelegt und bei neuen Projekten automatisch angewendet werden. Dabei behalten Sie stets die Möglichkeit, Preise und Rabatte innerhalb des Projekts anzupassen.
Änderungen in letzter Minute? Das Lager wird sofort informiert
Ein Projekt wurde an das Lager freigegeben, doch dann nimmt der Kunde doch noch eine Änderung vor. In der Vermietungspraxis kommt das täglich vor. Deshalb macht RentBuddy Next Änderungen sowohl für das Büro als auch für das Lager sichtbar.
Die Lagerübersicht zeigt an, welche Projekte zusammengestellt und vorbereitet werden dürfen. Werden anschließend Materialien hinzugefügt, entfernt oder geändert, ist sofort ersichtlich, dass das Projekt erneut Aufmerksamkeit erfordert.
RentBuddy überprüft zudem die Verfügbarkeit und vergleicht die für das Projekt reservierten Mengen mit den tatsächlich vom Lager gelieferten Mengen. So wird verhindert, dass Änderungen zwischen Büro und Lager verloren gehen.
Projektvorlagen und Projekte kopieren
Ein erfolgreiches Projekt erneut durchführen? Kopieren Sie ein bestehendes Projekt und legen Sie selbst fest, welche Elemente Sie übernehmen möchten, wie beispielsweise Material, Preisvereinbarungen, Zeitpläne und Transport.
Für Projekte, die regelmäßig wiederkehren, kannst du Projektvorlagen verwenden. Erstelle beispielsweise eine Vorlage für einen Künstler, eine Messe, eine Sportveranstaltung oder eine feste Produktion und nutze diese als Ausgangspunkt für neue Projekte. So musst du wiederkehrende Arbeitsschritte nicht jedes Mal neu aufbauen.
Haupt- und Teilprojekte
Große Produktionen bestehen oft aus mehreren einzelnen Projekten. Mit Haupt- und Teilprojekten kannst du diese miteinander verknüpfen, ohne den Überblick zu verlieren.
Denken Sie beispielsweise an eine Theaterproduktion mit mehreren Vorstellungen, Fernsehaufnahmen mit einzelnen Folgen oder eine Messe, bei der jeder Aussteller ein eigenes Projekt hat. Sie können auch ein operatives Projekt für Material und Ressourcen mit einem kommerziellen Projekt für Angebote und vorläufige Posten verknüpfen.
Vom Hauptprojekt aus können Sie Daten zusammenführen und beispielsweise eine Sammelrechnung oder einen gemeinsamen Lieferschein für mehrere Teilprojekte erstellen.
Digital unterschreiben
Lassen Sie Kunden Angebote und Auftragsbestätigungen direkt digital unterzeichnen. Mit RentBuddy DigiSign wird der unterzeichnete Auftrag dem Projekt zugeordnet, sodass sofort ersichtlich ist, wann der Kunde seine Zustimmung erteilt hat.
Rechnungsstellung
Vom Angebot bis zur Rechnung – ohne den Überblick zu verlieren. RentBuddy Next zeigt an, welche Projekte zur Rechnungsstellung bereit sind, und unterstützt Anzahlungen, Teilrechnungen, Sammelrechnungen und Gutschriften.
Da die Rechnungsstellung direkt mit dem Projekt verknüpft ist, bleibt klar, was bereits in Rechnung gestellt wurde und was noch bearbeitet werden muss. So verhindern Sie, dass Arbeiten oder Projekte auf der Strecke bleiben.